6S咨詢(xún)服務(wù)中心5S管理咨詢(xún)公司概述：辦公室作為企業(yè)的重要工作場(chǎng)所，是企業(yè)推進(jìn)5S管理的重要關(guān)注點(diǎn)。常常聽(tīng)見(jiàn)辦公室的員工抱怨工作總不能及時(shí)干完，排除工作飽和度的因素，其實(shí)造成工作總是不能高效完成的原因還包括缺乏條理性的工作方法。下面來(lái)看看5S管理是如何解決這一問(wèn)題的。

辦公室5S管理

一、紙質(zhì)文件的5S管理

在辦公室里，公文包、名片盒、紙質(zhì)文檔等一大堆實(shí)物，一張桌子如何做好5S管理？

1、存放有序，固定位置

在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標(biāo)簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置，這體現(xiàn)5S管理整理、整頓兩方面的內(nèi)容。

2、電腦文件的5S管理

除了紙質(zhì)檔文件檔案等需要處理，電腦里的資料若之前沒(méi)有處理好，太雜亂怎么辦？根據(jù)平時(shí)遇到的問(wèn)題，我們來(lái)看看對(duì)應(yīng)的解決方法。

（1）要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著

問(wèn)題：剛刪掉文件就后悔，或幾天后發(fā)現(xiàn)它還有用。

解決：在桌面建一個(gè)“臨時(shí)文件夾”，暫時(shí)沒(méi)用的都扔進(jìn)去，一段時(shí)間（一個(gè)月）后集中處理；若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

（2）隨時(shí)做好PlanB

問(wèn)題：總是找不到要找的東西。

解決：列出已有物品的清單，存于某個(gè)地方（如備忘錄）。

（3）將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

問(wèn)題：找文件耗時(shí)，全放桌面又占內(nèi)存。

解決：在桌面創(chuàng)建快捷方式。

（4）電子文件建檔

問(wèn)題：電子文件胡亂放置。

解決：選擇一個(gè)常用的電腦盤(pán)（如D盤(pán)、E盤(pán)等），建立文件夾，對(duì)每一電子文件進(jìn)行詳細(xì)命名，之后按照自己的分類(lèi)習(xí)慣（如時(shí)間、用途、部門(mén)等）歸檔同一類(lèi)型文件。

（5）定期備份資料

問(wèn)題：突如其來(lái)的情況導(dǎo)致電腦故障，資料全失。

解決：每周或每月及時(shí)備份，備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤(pán)備份。

3、名片的5S管理法

在實(shí)際商務(wù)接洽中難免會(huì)接收到許多名片，這些名片作為重要拓展資源該如何妥當(dāng)處理？

（1）在名片上寫(xiě)清詳細(xì)信息

問(wèn)題：拿著一張名片（或點(diǎn)開(kāi)微信好友），卻無(wú)法記起他是誰(shuí)。

解決：在名片背后（微信的備注描述頁(yè)）寫(xiě)清楚對(duì)方的詳細(xì)信息，如認(rèn)識(shí)日期、接觸場(chǎng)所、對(duì)方特征、介紹人等。

（2）手機(jī)號(hào)碼備注要詳細(xì)

問(wèn)題：某人電話(huà)來(lái)了，他到底是誰(shuí)？

解決：以[公司名稱(chēng)/職位+姓名]的方式作為備注名稱(chēng)。

二、筆記5S管理

通過(guò)筆記整理每日沖擊大腦的各類(lèi)信息，理清思路，明確發(fā)展的方向。此外，整理筆記也有助于進(jìn)發(fā)出更多的靈感與創(chuàng)意。

1、準(zhǔn)備2個(gè)筆記本

問(wèn)題：那場(chǎng)會(huì)議記錄記在哪個(gè)筆記本里了？

解決：只要兩個(gè)筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

2、給用過(guò)的筆記本制作索引

問(wèn)題：咦，這個(gè)筆記本是什么時(shí)候?qū)懙模?/p>

解決：在筆記本第二頁(yè)記下寫(xiě)筆記的時(shí)間，重要主題。

3、給筆記本足夠的留白

問(wèn)題：糟糕，沒(méi)地方寫(xiě)了！

解決：開(kāi)始就在筆記本上劃出一條直線(xiàn)，右邊的空白不能現(xiàn)在寫(xiě)，隨時(shí)空出一行。

4、以金字塔原理記筆記

問(wèn)題：看完一遍筆記，找不到重點(diǎn)。

解決：做完筆記后，在筆記頂部寫(xiě)下結(jié)論。

5、利用“5W2H”整理重點(diǎn)內(nèi)容

問(wèn)題：記錄的信息不到位，忽略了某些要點(diǎn)。

解決：做筆記要有框架：誰(shuí)（WHO）-因?yàn)樯叮╓HY）做了什么事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？時(shí)間（WHEN）-地點(diǎn)（WHERE）？用了多少錢(qián)（HOWMUCH）？

6、將“PDCA”運(yùn)用到5S管理中

問(wèn)題：總是做錯(cuò)，卻還是會(huì)在下次犯同樣的錯(cuò)。

解決：按照Plan（計(jì)劃）→Do（執(zhí)行）→Check（回顧）→Action（改善）去記下來(lái)，用心去總結(jié)，找提升方法。